Como salvar um documento do Word como PDF (Windows, Mac, iPad e iPhone)

A resposta curta

Se você tem o documento aberto no Word de desktop e ele precisa ficar exatamente como aparece na sua tela: use Arquivo → Exportar (ou Arquivo → Salvar uma Cópia) e escolha PDF como formato. O Word escreve o PDF ele mesmo, usando o mesmo motor de layout que desenhou as páginas que você está vendo, então a paginação, as quebras de página, os cabeçalhos e os rodapés passam adiante. Se você não tem o Word, a caixa de imprimir nativa do seu dispositivo — escolha “Salvar como PDF” ou “Microsoft Print to PDF” como impressora — produz um PDF do que o Word ou o visualizador estiverem mostrando.

Se você tem um .docx e nada de Word, uma ferramenta do navegador pode convertê-lo — a que está linkada no fim desta página faz o trabalho inteiro na sua própria máquina, sem enviar nada. Mas entenda qual das duas operações abaixo você está escolhendo antes de apontá-la para um contrato, uma tese ou qualquer coisa com uma contagem de páginas que você se importa.

Duas operações diferentes com o mesmo nome

“Salvar como PDF” cobre dois trabalhos genuinamente diferentes, e eles têm jeitos diferentes de dar errado. Essa é a distinção que a maioria das páginas sobre o tema embaralha, e é a razão pela qual as pessoas acabam com um PDF que não corresponde mais ao documento delas.

A operação um é a exportação. O Word é dono do motor de layout: já decidiu onde cada linha e cada quebra de página caem, e exportar para PDF congela essas decisões dentro do PDF. O que você vê na tela é o que o PDF contém. Todo caminho que passa pelo Word de verdade — desktop, Mac, folhas de imprimir móveis, a pré-visualização de impressão do Word Online — é essa operação.

A operação dois é a releitura de layout. Um arquivo .docx é um pacote de conteúdo e instruções de formatação, não um layout acabado. Um conversor pelo navegador o descompacta, reconstrói o conteúdo como HTML semântico e deixa o motor de imprimir do navegador repaginar esse HTML do zero. As palavras são idênticas às do seu documento; onde elas se situam na página é decidido de novo, por outro motor, com outras fontes. Espere uma paginação diferente, margens diferentes e quebras de página caindo no meio de um parágrafo onde o Word as mantinha juntas.

A ferramenta linkada neste guia é a operação dois, e a própria página dela diz isso: o resultado não é um layout de página idêntico ao do Word. Isso a torna ideal para um memorando, um material de apoio ou um rascunho que você precisa enviar como PDF agora. E a torna a ferramenta errada para um contrato de 40 páginas com uma contagem de páginas referenciada, ou um documento cujas quebras de página você ajustou à mão.

No Windows

O Windows te dá dois caminhos confiáveis: a exportação própria do Word, que preserva o layout, e uma impressora virtual do sistema que transforma a saída de qualquer app em um PDF.

Exportar do Word de desktop

Abra o documento no Word, vá a Arquivo → Exportar (versões mais antigas rotulam isso como Salvar uma Cópia ou Criar PDF/XPS), escolha PDF e salve. Antes de clicar em OK, abra as opções: você pode escolher a publicação “Padrão” ou “Tamanho mínimo” — Padrão mantém o texto editável e é o que você quer para um documento que as pessoas vão ler ou pesquisar, Tamanho mínimo encolhe as imagens embutidas e é para anexos de e-mail.

Se o documento tem quebras de seção manuais ou quebras de página cuidadosamente posicionadas, esse caminho é o único que garante respeitá-las, porque o Word está imprimindo o layout que já calculou.

Imprimir para PDF em vez disso

O Word não está aberto, ou você está dentro de outro app vendo o arquivo? Aperte Ctrl+P e escolha Microsoft Print to PDF como a impressora — ela vem embutida nas versões atuais do Windows — e então escolha um nome de arquivo. O PDF captura a saída de impressão da aplicação que renderizou a página, então, se essa aplicação for o Word, o layout é preservado. Se for um visualizador com fontes substitutas, você pega o layout daquele visualizador.

O que “ISO 19005 / PDF/A” significa quando o Word oferece

Nas opções de salvar como PDF você pode ver uma caixa para “Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A)”. O PDF/A é o sabor de arquivo (arquivamento) do PDF: o arquivo precisa embutir suas fontes e carregar seus próprios metadados para ser renderizado do mesmo jeito daqui a vinte anos, em máquinas que não têm suas fontes instaladas. Ligue isso para protocolamentos, registros e qualquer coisa que precise permanecer visualmente reproduzível. Os custos: um arquivo maior, e o Word restringe alguns recursos que o PDF/A não permite. Para um PDF cotidiano de enviar a um colega, deixe desligado.

No Mac

O macOS trata o PDF como um formato de saída nativo, o que te dá dois caminhos independentes além da exportação própria do Word.

Exportar do Word para Mac

Com o documento aberto, use Arquivo → Salvar uma Cópia (algumas versões mostram Arquivo → Exportar) e selecione PDF como formato de arquivo. É a mesma operação de exportação que preserva o layout que no Windows: o Word para Mac refluiu o documento com suas próprias fontes, e o PDF congela esse resultado. Se o documento veio de uma máquina Windows e usa fontes que você não tem, seu Mac as substituiu na hora de abrir — o PDF é fiel ao que você vê, que pode diferir do que o autor original via. Mais sobre isso adiante.

O caminho da caixa de imprimir do sistema

Toda caixa de imprimir no macOS — inclusive a do Word — tem um menu pop-up de PDF no canto inferior esquerdo. Escolha Salvar como PDF e o sistema converte a saída de impressão, com opções de para onde o arquivo vai e que metadados ele carrega. Não precisa do Word: isso funciona no Pré-visualização, num visualizador, em qualquer coisa que consiga imprimir.

No iPad e no iPhone

Não há um botão “Salvar como PDF” na tela inicial do celular, mas as folhas Compartilhar e Imprimir te dão dois caminhos — um pela exportação do Word, outro pelo sistema.

Enviar uma cópia como PDF do Word

Abra o documento no app Word, toque no menu ··· (mais) e procure, em Compartilhar, a opção de enviar ou exportar uma cópia; você pode escolher PDF como formato em vez do .docx original, e então compartilhar o arquivo para Arquivos, Mail ou para onde ele precisar ir.

O caminho da folha de imprimir

A alternativa do sistema funciona no Word e na maioria dos apps que mostram documentos: abra a folha Compartilhar ou o menu ···, escolha Imprimir e espere a página de pré-visualização de impressão. Faça um pinça para fora na pré-visualização — esse gesto promove a pré-visualização a um PDF de verdade — e então toque em Compartilhar de novo e escolha Salvar em Arquivos. O PDF sai do mesmo fluxo de impressão em que o documento foi renderizado, então ele corresponde ao layout da tela.

Por que o resultado pode diferir do seu arquivo de desktop

O Word no iPad e no iPhone re-lê o layout do documento com as fontes que o dispositivo realmente tem. Quando um documento usa uma fonte que não está instalada, o sistema substitui por outra família, e as métricas substitutas diferem até em frações de ponto por caractere. Ao longo de milhares de caracteres, as linhas quebram diferente, as páginas se enchem diferente e as quebras de página se deslocam — então a paginação que você ajustou num desktop não é a que o celular produz. Isso não é o app móvel falhando; é o layout sendo calculado de novo. Para qualquer coisa sensível a páginas, exporte da máquina em que o documento fica certo.

Sem o Word: os apps web

Nenhuma cópia do Word no dispositivo? Os dois apps web gratuitos produzem PDFs, por mecanismos diferentes.

Word para a web

Se você consegue abrir o arquivo na versão gratuita do Word no navegador, use o comando Imprimir dele (em muitas versões, Arquivo → Imprimir): você recebe uma pré-visualização de impressão do documento, depois a caixa de imprimir do seu navegador, em que Salvar como PDF é um dos destinos. Como você está imprimindo o próprio renderizado do Word, o layout é fiel ao que a pré-visualização mostrou — embora fontes que faltem na sua máquina possam ser substituídas, como acima.

Google Docs

Envie o .docx para o Drive, abra-o no Google Docs e escolha Arquivo → Fazer download → Documento PDF. Isso é uma releitura de layout, e há uma coisa importante a saber: até a importação do .docx não é transparente. O motor do Google repagina o conteúdo com suas próprias fontes, então o PDF reflete a opinião do Docs sobre o seu documento, não a do Word. Cabeçalhos, caixas de texto e layouts complexos nem sempre sobrevivem à importação de forma limpa. Bom para tirar um PDF legível de um arquivo que você não consegue abrir de outro jeito; não para uma saída exata em páginas.

Quando o documento precisa ficar idêntico em todo lugar

Às vezes o requisito não é “produzir um PDF” mas “produzir um PDF que seja exatamente o documento, para cada leitor e cada impressora”. Três regras te levam até lá.

Exporte da máquina em que o documento foi projetado, com as fontes instaladas. As fontes são toda a história por trás das páginas deslocadas: abra um documento com Calibri e Cambria num Mac ou num Chromebook que não as tenha, e cada métrica substituta empurra o layout. O Word pode embutir fontes no que salva — há uma opção “Incrustar fontes no arquivo” nas configurações de salvamento dele — e uma exportação PDF/A as embute por construção, e é por isso que os arquivistas marcam aquela caixa.

Se o documento é sensível a páginas, conte as páginas antes e depois de exportar. A deriva de paginação aparece primeiro como uma contagem errada, e é ali que se pega mais barato.

Como último recurso, achate para um PDF baseado em imagens: produza as páginas como imagens e monte essas imagens no PDF, ou use o caminho “como uma imagem” que o seu visualizador talvez ofereça. Nada pode refluir um bitmap. O preço é alto e permanente — a seleção de texto para de funcionar, o arquivo deixa de ser pesquisável, leitores de tela não conseguem lê-lo e o tamanho do arquivo dispara — então trate isso como uma troca para travar o visual, não como padrão.

O conversor no navegador: o que ele mantém e o que ele corta

A ferramenta linkada no fim desta página é a operação dois, feita com honestidade. Você solta um .docx e uma biblioteca chamada mammoth o interpreta em HTML semântico — títulos, listas, tabelas, parágrafos, imagens — inteiramente no seu navegador. Seu documento nunca é enviado. O HTML é então colocado num quadro oculto com uma folha de estilo de impressão fixa e enviado à caixa de imprimir do seu navegador, que é o que de fato produz o PDF; não há nenhuma biblioteca JavaScript de PDF no processo, e o download que te prometem é o que a sua caixa de imprimir oferece (“Salvar como PDF”), não um arquivo automático.

Como o motor de impressão está reconstruindo o documento, a geometria da página é a da folha de estilo de impressão, não a do Word: uma folha A4 fixa com margens de 20 mm, aplicada independente do que a sua configuração do Word dizia. Aqui está a lista completa do que cruza a fronteira e do que não cruza.

• Sobrevivem: o texto do corpo, os títulos, as listas, as tabelas e as imagens em si — embutidas em linha na página.
• Não sobrevivem: cabeçalhos e rodapés, notas de rodapé, comentários, controle de alterações, caixas de texto, colunas, layouts multi-seção, campos de sumário, objetos incorporados e macros.
• Mudam de forma: o posicionamento flutuante de imagens é perdido porque as imagens são embutidas em linha no fluxo do texto, e células mescladas e larguras de coluna exatas são simplificadas.
• A tipografia é substituída: a folha de estilo de impressão impõe sua própria fonte serifada para o corpo, sem serifa para os títulos, uma cor de texto fixa e bordas de tabela fixas, o que quer que você tenha escolhido no Word.
• Regras de entrada: tem que ser um .docx de verdade. Um .doc binário legado — e um .docx protegido por senha, que não é legível no navegador — é rejeitado pela mesma checagem de magic bytes que pega qualquer outro arquivo não-ZIP, e um documento que não produz conteúdo algum gera um erro.
• Tamanho: não há teto de tamanho de arquivo no código, mas como cada imagem viaja como dado em linha, um documento cheio de digitalizações em alta resolução fica pesado depressa. Espere que a conversão demore mais e que a caixa de imprimir ofereça um PDF maior.
• Saída extra: junto ao caminho de impressão, a ferramenta oferece um download .html autônomo do conteúdo convertido — útil quando você prefere ter o markup em vez da página.

Problemas comuns

Faltam ao PDF os números de página, o cabeçalho corrido ou as notas de rodapé. Foram perdidos pela ferramenta que construiu o PDF: a exportação do Word os mantém, o conversor do navegador não consegue — cabeçalhos, rodapés, notas de rodapé e campos de sumário não fazem parte do HTML semântico que ele reconstrói. Se esses elementos importam, reexporte do Word de verdade ou de uma caixa de imprimir.

As quebras de página se moveram. O arquivo saiu de uma releitura de layout — um conversor do navegador, uma importação do Google Docs, ou o Word numa máquina sem suas fontes. Conserte na origem: exporte da máquina e do app que renderizam o documento corretamente, e confira a contagem de páginas antes de enviar.

As fontes mudaram. A máquina que produziu o PDF não tinha as fontes do documento e substituiu famílias com métricas diferentes. Instale as fontes, embuta-as no salvamento, ou exporte da máquina em que o documento fica certo.

O arquivo diz que não é um documento válido, ou o conversor o recusa. Se a ferramenta rejeita seu .docx, ou é um .doc binário legado ou um arquivo protegido por senha; a checagem lê os magic bytes do arquivo, então um .doc renomeado não passa escondido. Abra o original no Word, salve uma cópia como um .docx normal sem proteção, e converta esse — ou exporte o PDF direto do Word.

O PDF é enorme. Imagens em alta resolução que embutem um documento inteiro de pixels. A opção de publicação “Tamanho mínimo” do Word na exportação as encolhe; o caminho do navegador herda o peso que as imagens em linha carregam, então aligeire as imagens grandes antes de converter.

Você recebeu um arquivo .html quando queria um PDF. Esse é o passo de imprimir, não uma falha: no conversor, o PDF vem de escolher “Salvar como PDF” dentro da caixa de imprimir que ele abre. O download .html é a segunda saída deliberada.

Perguntas frequentes