Cara Menyimpan Dokumen Word sebagai PDF (Windows, Mac, iPad, dan iPhone)

Jawaban singkatnya

Jika dokumen itu terbuka di Word desktop dan harus tampak persis seperti di layar Anda: pakai File → Export, atau File → Save a Copy, lalu pilih PDF sebagai format. Word menulis PDF itu sendiri dengan mesin tata letak yang sama yang menggambar halaman yang Anda lihat. Jadi paginasi, pemutusan halaman, kepala halaman, dan kaki halaman semuanya ikut terbawa. Jika Anda tidak punya Word, dialog cetak bawaan perangkat Anda bisa menjadi jalurnya. Pilih Save as PDF atau Microsoft Print to PDF sebagai pencetak. Hasilnya adalah PDF dari apa pun yang sedang ditampilkan Word atau penampil itu.

Jika Anda punya berkas .docx sama sekali tanpa Word, alat peramban bisa mengonversinya. Alat yang ditautkan di bagian bawah halaman ini menyelesaikan seluruh pekerjaannya di mesin Anda sendiri, tanpa unggah. Tetapi pahami dulu operasi mana dari dua operasi di bawah ini yang Anda pilih, sebelum mengarahkannya ke kontrak, tesis, atau apa pun dengan jumlah halaman yang Anda pedulikan.

Dua operasi berbeda dengan nama yang sama

Save as PDF mencakup dua pekerjaan yang benar-benar berbeda, dan keduanya punya cara gagal yang berbeda. Ini adalah pembedaan yang paling sering dikaburkan halaman lain tentang topik ini. Itulah sebabnya orang berakhir dengan PDF yang tidak lagi cocok dengan dokumennya.

Operasi pertama adalah ekspor. Word memegang mesin tata letak. Word sudah memutuskan di mana setiap baris dan setiap pemutusan halaman jatuh. Mengekspor ke PDF membekukan keputusan itu ke dalam PDF. Apa yang Anda lihat di layar adalah apa yang PDF muat. Setiap jalur yang melewati Word asli, baik desktop, Mac, lembar cetak di ponsel, maupun pratinjau cetak Word Online, adalah operasi ini.

Operasi kedua adalah penataan ulang. Berkas .docx adalah paket isi dan instruksi format, bukan tata letak yang sudah jadi. Konverter berbasis peramban membukanya, menyusun ulang isinya sebagai HTML semantik, lalu membiarkan mesin cetak peramban memaginasi HTML itu dari nol. Kata-katanya identik dengan dokumen Anda. Di mana kata itu duduk di halaman diputuskan ulang, oleh mesin yang berbeda, dengan font yang berbeda. Bersiaplah mendapat paginasi yang berbeda, margin yang berbeda, dan pemutusan halaman yang jatuh di tengah paragraf padahal Word menjaganya tetap satu.

Alat yang ditautkan di panduan ini adalah operasi dua. Halaman alat itu sendiri mengatakan begitu. Hasilnya bukan tata letak halaman persis Word. Itu membuatnya ideal untuk memo, bahan pegangan, atau draf yang perlu Anda kirim sebagai PDF sekarang juga. Itu membuatnya alat yang salah untuk kontrak 40 halaman dengan acuan jumlah halaman, atau dokumen yang pemutusan halamannya Anda atur dengan tangan.

Di Windows

Windows memberi Anda dua jalur andal: ekspor milik Word sendiri yang mempertahankan tata letak, dan pencetak virtual sistem yang mengubah keluaran aplikasi mana pun menjadi PDF.

Ekspor dari Word desktop

Buka dokumen itu di Word, masuk ke File → Export. Beberapa versi lama menuliskannya Save a Copy atau Create PDF/XPS. Pilih PDF, lalu simpan. Sebelum menekan OK, buka opsi-opsinya. Anda bisa memilih penerbitan Standard atau Minimum size. Standard menyimpan teks yang masih bisa diedit dan inilah yang Anda inginkan untuk dokumen yang akan dibaca atau dicari orang. Minimum size mengecilkan gambar yang tertanam dan ditujukan untuk lampiran email.

Jika dokumen punya pemutusan bagian manual atau pemutusan halaman yang ditempatkan dengan hati-hati, jalur ini satu-satunya yang dijamin menghormati semuanya. Sebab Word mencetak tata letak yang sudah ia hitung.

Cetak ke PDF sebagai gantinya

Word tidak terbuka, atau Anda sedang berada di aplikasi lain sambil melihat berkas itu? Tekan Ctrl+P dan pilih Microsoft Print to PDF sebagai pencetak. Fitur ini sudah ada di versi Windows sekarang. Lalu tentukan nama berkas. PDF itu menangkap keluaran cetak dari aplikasi yang merender halaman tersebut. Jadi kalau aplikasi itu Word, tata letaknya terjaga. Kalau itu penampil dengan font pengganti, Anda mendapat tata letak penampil itu.

Arti ISO 19005 / PDF/A ketika Word menawarkannya

Di opsi simpan sebagai PDF Anda mungkin melihat kotak centang ISO 19005-1 compliant (PDF/A). PDF/A adalah varian arsip dari PDF. Berkasnya harus menanamkan font-nya sendiri dan membawa metadata sendiri supaya tampil sama dua puluh tahun lagi, di mesin yang tidak punya font Anda terpasang. Aktifkan ini untuk pengajuan, catatan resmi, dan apa pun yang harus tetap bisa direproduksi secara visual. Harganya: berkas lebih besar, dan Word membatasi beberapa fitur yang tidak diizinkan PDF/A. Untuk PDF sehari-hari yang dikirim ke rekan kerja, biarkan tidak aktif.

Di Mac

macOS memperlakukan PDF sebagai format keluaran asli. Karena itu Anda punya dua jalur mandiri selain ekspor milik Word sendiri.

Ekspor dari Word for Mac

Dengan dokumen terbuka, pakai File → Save a Copy. Beberapa versi menampilkan File → Export. Pilih PDF sebagai format berkas. Ini operasi ekspor yang sama yang mempertahankan tata letak seperti di Windows. Word for Mac sudah menata ulang dokumen itu dengan font miliknya sendiri, dan PDF membekukan hasil itu. Jika dokumen berasal dari mesin Windows dan memakai font yang tidak Anda punya, Mac Anda menggantinya saat membuka. PDF itu setia pada apa yang Anda lihat, yang mungkin berbeda dari apa yang dilihat penulis aslinya. Bahasan lanjutan ada di bawah.

Jalur dialog cetak sistem

Setiap dialog cetak di macOS, termasuk dialog Word, punya menu pop-up PDF di sudut kiri bawah. Pilih Save as PDF dan sistem mengubah keluaran cetak itu. Ada opsi untuk ke mana berkas pergi dan metadata apa yang dibawanya. Tidak perlu Word. Ini berfungsi dari Preview, dari penampil, atau dari apa pun yang bisa mencetak.

Di iPad dan iPhone

Tidak ada tombol Save as PDF di layar depan ponsel. Tetapi lembar Share dan lembar Print memberi Anda dua jalur. Satu lewat ekspor Word, satu lewat sistem.

Kirim salinan sebagai PDF dari Word

Buka dokumen itu di app Word, ketuk menu ··· (more), lalu cari di bawah Share opsi untuk mengirim atau mengekspor salinan. Anda bisa memilih PDF sebagai format, bukan .docx aslinya. Setelah itu bagikan berkasnya ke Files, ke Mail, atau ke mana pun ia perlu pergi.

Jalur lembar cetak

Alternatif dari sistem ini berfungsi dari Word dan dari kebanyakan aplikasi yang menampilkan dokumen. Buka lembar Share atau menu ···, pilih Print, lalu tunggu halaman pratinjau cetak. Lakukan cubit keluar pada pratinjau itu. Gerak itu menaikkan pratinjau menjadi PDF sungguhan. Lalu ketuk Share lagi dan pilih Save to Files. PDF itu keluar dari alur cetak yang sama tempat dokumen itu dirender, jadi hasilnya cocok dengan tata letak di layar.

Mengapa hasilnya bisa berbeda dari berkas desktop Anda

Word di iPad dan iPhone menata ulang dokumen dengan font yang benar-benar ada di perangkat itu. Ketika sebuah dokumen memakai font yang tidak terpasang, sistem mengganti dengan keluarga lain. Metrik font pengganti berbeda sampai ke pecahan titik per karakter. Pada ribuan karakter, baris terputus berbeda, halaman terisi berbeda, dan pemutusan halaman bergeser. Jadi paginasi yang Anda atur di desktop bukan paginasi yang dihasilkan ponsel. Ini bukan aplikasi mobile yang gagal. Ini tata letak yang dihitung ulang. Untuk apa pun yang sensitif halaman, ekspor dari mesin tempat dokumen itu tampak benar.

Tanpa Word: aplikasi web

Tidak ada salinan Word di perangkat? Dua aplikasi web gratis sama-sama menghasilkan PDF, dengan mekanisme yang berbeda.

Word for the web

Jika Anda bisa membuka berkas itu di versi gratis Word di peramban, pakai perintah Print miliknya. Pada banyak versi jalurnya File → Print. Anda mendapat pratinjau cetak dokumen itu, lalu dialog cetak peramban Anda, dan Save as PDF adalah salah tujuannya. Karena Anda mencetak renderan Word sendiri, tata letaknya setia pada apa yang ditunjukkan pratinjau. Meski begitu, font yang hilang dari mesin Anda tetap bisa terganti, seperti dibahas di atas.

Google Docs

Unggah .docx itu ke Drive, buka di Google Docs, lalu pilih File → Download → PDF document. Ini penataan ulang. Satu hal penting perlu Anda tahu: bahkan impor .docx bukan jalur lurus. Mesin Google memaginasi ulang isinya dengan font Google sendiri, jadi PDF itu mencerminkan penilaian Docs atas dokumen Anda, bukan penilaian Word. Kepala halaman, kotak teks, dan tata letak rumit tidak selalu lolos impor dengan bersih. Bagus untuk menghasilkan PDF yang terbaca dari berkas yang tidak bisa Anda buka dengan cara lain. Tidak untuk keluaran yang persis halamannya.

Ketika dokumen harus tampak identik di mana pun

Kadang syaratnya bukan menghasilkan PDF, tapi menghasilkan PDF yang persis dokumen itu, untuk setiap pembaca dan setiap pencetak. Tiga aturan membawa Anda ke sana.

Ekspor dari mesin tempat dokumen itu dirancang, dengan font yang terpasang. Font adalah seluruh cerita di balik halaman yang bergeser. Buka dokumen Calibri dan Cambria di Mac atau Chromebook yang tidak memilikinya, dan setiap metrik pengganti menyodok tata letak. Word bisa menanamkan font ke dalam apa yang ia simpan. Ada opsi Embed fonts in the file di pengaturan simpannya. Ekspor PDF/A menanamkannya secara bawaan. Itulah sebabnya pustakawan arsip mencentang kotak itu.

Jika dokumen itu sensitif halaman, hitung jumlah halaman sebelum dan sesudah ekspor. Drift paginasi paling dulu muncul sebagai jumlah yang salah, dan di situ paling murah menangkapnya.

Sebagai langkah terakhir, ratakan menjadi PDF berbasis gambar. Hasilkan halaman-halamannya sebagai gambar, lalu susun gambar itu ke dalam PDF. Atau pakai jalur as a picture yang mungkin ditawarkan penampil Anda. Tidak ada yang bisa menata ulang bitmap. Harganya mahal dan permanen. Seleksi teks berhenti bekerja, berkas tidak lagi bisa dicari, pembaca layar tidak bisa membacanya, dan ukuran berkas melonjak. Perlakukan ini sebagai tukar untuk mengunci tampilan, bukan sebagai bawaan.

Konverter di peramban: apa yang bertahan dan apa yang jatuh

Alat yang ditautkan di bagian bawah halaman ini adalah operasi dua, dikerjakan dengan jujur. Anda melepaskan .docx ke dalamnya, lalu pustaka bernama mammoth mengurainya menjadi HTML semantik, yaitu judul, daftar, tabel, paragraf, dan gambar, sepenuhnya di peramban Anda. Dokumen Anda tidak pernah diunggah. HTML itu lalu ditempatkan ke dalam bingkai tersembunyi dengan lembar gaya cetak yang tetap, dan dikirim ke dialog cetak peramban Anda. Itulah yang benar-benar menghasilkan PDF. Tidak ada pustaka PDF JavaScript di dalam alur ini. Unduhan yang dijanjikan kepada Anda adalah yang dialog cetak Anda tawarkan, yaitu Save as PDF, bukan berkas otomatis.

Karena mesin cetak itu menyusun ulang dokumen, geometri halamannya adalah geometri lembar gaya cetak, bukan milik Word: lembar A4 tetap dengan margin 20 mm, diterapkan tanpa memedulikan apa yang tertulis di pengaturan Word Anda. Ini daftar lengkap apa yang menyeberang dan apa yang tidak.

• Bertahan: teks isi, judul, daftar, tabel, dan gambar itu sendiri, yang tertanam inline ke dalam halaman.
• Tidak bertahan: kepala dan kaki halaman, catatan kaki, komentar, telusur perubahan, kotak teks, kolom, tata letak multi-bagian, bidang daftar isi, objek tertanam, dan makro.
• Berubah bentuk: penempatan gambar mengambang hilang karena gambar ditanam inline ke alur teks, dan sel gabungan serta lebar kolom persis disederhanakan.
• Tipografi digantikan: lembar gaya cetak memaksakan font serif miliknya sendiri untuk teks isi, sans-serif untuk judul, warna teks tetap, dan garis tabel tetap, apa pun yang Anda pilih di Word.
• Aturan masukan: harus benar-benar .docx. Berkas .doc biner lama, dan .docx yang berkata sandi yang tidak bisa dibaca di peramban, ditolak oleh pemeriksaan magic byte yang sama yang menangkap berkas non-ZIP lain. Dokumen yang tidak menghasilkan isi sama sekali berujung pada kegagalan.
• Ukuran: tidak ada batas ukuran berkas di dalam kodenya. Tetapi karena setiap gambar ikut sebagai data inline, dokumen yang penuh pindai resolusi tinggi cepat menjadi berat. Perkirakan konversinya lebih lama dan dialog cetaknya menawarkan PDF yang lebih besar.
• Keluaran tambahan: di samping jalur cetak, alat ini menawarkan unduhan .html berdiri sendiri dari isi yang terkonversi. Berguna ketika Anda lebih menginginkan markup-nya daripada halamannya.

Masalah yang sering terjadi

PDF kehilangan nomor halaman, kepala halaman berjalan, atau catatan kaki. Semua itu hilang oleh alat mana pun yang membangun PDF itu. Ekspor Word mempertahankannya. Konverter peramban tidak bisa, karena kepala halaman, kaki halaman, catatan kaki, dan bidang daftar isi bukan bagian dari HTML semantik yang ia susun ulang. Jika elemen-elemen itu penting, ekspor ulang dari Word asli atau dari dialog cetak.

Pemutusan halaman bergeser. Berkasnya keluar dari penataan ulang, entah konverter peramban, impor Google Docs, atau Word di mesin tanpa font Anda. Perbaiki di sumbernya: ekspor dari mesin dan aplikasi yang merender dokumen dengan benar, lalu cek jumlah halaman sebelum mengirim.

Font berubah. Perangkat yang menghasilkan PDF itu tidak punya font dokumen dan mengganti dengan keluarga yang metriknya berbeda. Pasang font-nya, tanamkan font di hasil simpanan, atau ekspor dari mesin tempat dokumen itu tampak benar.

Berkasnya bilang bukan dokumen yang valid, atau konverter menolaknya. Jika alat menolak .docx Anda, kemungkinan itu .doc biner lama atau berkas berkata sandi. Pemeriksaan itu membaca magic byte berkas, jadi .doc yang diganti namanya tidak bisa menyelinap. Buka aslinya di Word, simpan salinan sebagai .docx biasa tanpa perlindungan, lalu konversi itu. Atau ekspor PDF langsung dari Word.

PDF-nya sangat besar. Gambar resolusi tinggi menanamkan berkas penuh piksel. Opsi penerbitan Minimum size milik Word saat ekspor mengecilkannya. Jalur peramban mewarisi berat yang dibawa gambar inline, jadi ringankan gambar besar sebelum mengonversi.

Anda mendapat berkas .html padahal yang Anda inginkan PDF. Itu adalah langkah cetak, bukan kegagalan. Di konverter ini, PDF berasal dari memilih Save as PDF di dialog cetak yang terbuka. Unduhan .html adalah keluaran kedua yang memang disengaja.

Pertanyaan yang sering diajukan