Cómo guardar un documento de Word como PDF (Windows, Mac, iPad e iPhone)

La respuesta corta

Si tienes el documento abierto en Word de escritorio y debe verse tal como aparece en tu pantalla: usa Archivo → Exportar (o Archivo → Guardar una copia) y elige PDF como formato. Word escribe el PDF él mismo, con el mismo motor de disposición que dibujó las páginas que estás viendo, así que la paginación, los saltos de página, los encabezados y los pies de página se conservan. Si no tienes Word, el diálogo de imprimir integrado de tu dispositivo —elige «Guardar como PDF» o «Microsoft Print to PDF» como impresora— produce un PDF de lo que Word o el visor estén mostrando en ese momento.

Si tienes un .docx y nada de Word, una herramienta del navegador puede convertirlo: la que está enlazada al final de esta página hace todo el trabajo en tu propia máquina, sin subir nada. Pero entiende cuál de las dos operaciones de abajo estás eligiendo antes de apuntarla a un contrato, una tesis o cualquier cosa con un número de páginas que te importe.

Dos operaciones distintas con el mismo nombre

«Guardar como PDF» abarca dos trabajos genuinamente distintos, con modos de fallar distintos. Esta es la distinción que la mayoría de las páginas sobre el tema difuminan, y es la razón por la que la gente acaba con un PDF que ya no coincide con su documento.

La operación uno es exportar. Word posee el motor de disposición: ya ha decidido dónde cae cada línea y cada salto de página, y exportar a PDF congela esas decisiones dentro del PDF. Lo que ves en pantalla es lo que el PDF contiene. Toda ruta que pasa por Word de verdad —escritorio, Mac, hojas de imprimir móviles, la vista previa de imprimir de Word Online— es esta operación.

La operación dos es re-disponer. Un archivo .docx es un paquete de contenido e instrucciones de formato, no una disposición terminada. Un conversor del navegador lo descompone, reconstruye el contenido como HTML semántico y deja que el motor de imprimir del navegador page ese HTML desde cero. Las palabras son idénticas a las de tu documento; dónde se colocan en la página se decide otra vez, con otro motor y con otras fuentes. Espera una paginación distinta, márgenes distintos y saltos de página cayendo en medio de un párrafo donde Word los mantenía juntos.

La herramienta enlazada de esta guía es la operación dos, y su propia página lo dice: el resultado no es una disposición de página idéntica a Word. Eso la hace ideal para un memorando, un reparto o un borrador que necesitas enviar como PDF ahora mismo. La hace la herramienta equivocada para un contrato de 40 páginas con un recuento de páginas referenciado, o un documento cuyos saltos de página has afinado a mano.

En Windows

Windows te da dos rutas fiables: la exportación propia de Word, que conserva la disposición, y una impresora virtual del sistema que convierte la salida de cualquier app en un PDF.

Exportar desde Word de escritorio

Abre el documento en Word, ve a Archivo → Exportar (versiones anteriores lo llaman Guardar una copia o Crear PDF/XPS), elige PDF y guarda. Antes de pulsar Aceptar, abre las opciones: puedes elegir la publicación «Estándar» o «Tamaño mínimo» —Estándar conserva el texto editable y es lo que quieres para un documento que la gente leerá o buscará, Tamaño mínimo encoge las imágenes incrustadas y es para adjuntos de correo—.

Si el documento tiene saltos de sección manuales o saltos de página cuidadosamente colocados, esta ruta es la única que garantiza respetarlos, porque Word está imprimiendo la disposición que ya calculó.

Imprimir a PDF en su lugar

¿Word no está abierto, o estás dentro de otra app viendo el archivo? Pulsa Ctrl+P y elige Microsoft Print to PDF como impresora —viene integrada en las versiones actuales de Windows— y luego pon un nombre de archivo. El PDF captura la salida de imprimir de la aplicación que renderizó la página, así que si esa aplicación es Word, la disposición se conserva. Si es un visor con fuentes sustitutas, obtienes la disposición de ese visor.

Qué significa «ISO 19005 / PDF/A» cuando Word lo ofrece

En las opciones de guardar como PDF puede aparecer una casilla «Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)». PDF/A es la variante de archivo (archivado) de PDF: el archivo debe incrustar sus fuentes y llevar sus propios metadatos para verse igual dentro de veinte años, en máquinas que no tengan tus fuentes instaladas. Actívala para presentaciones, registros y cualquier cosa que deba seguir siendo visualmente reproducible. Los costes: un archivo más grande, y Word restringe unas pocas funciones que PDF/A no permite. Para un PDF cotidiano que envías a un colega, déjala apagada.

En Mac

macOS trata PDF como un formato de salida nativo, lo que te da dos rutas independientes además de la exportación propia de Word.

Exportar desde Word para Mac

Con el documento abierto, usa Archivo → Guardar una copia (algunas versiones muestran Archivo → Exportar) y selecciona PDF como formato de archivo. Es la misma operación de exportación que conserva la disposición que en Windows: Word para Mac ha re-fluido el documento con sus propias fuentes, y el PDF congela ese resultado. Si el documento venía de una máquina Windows y usa fuentes que no tienes, tu Mac las sustituyó al abrirlo —el PDF es fiel a lo que ves, que puede diferir de lo que vio el autor original. Más sobre esto abajo.

La ruta del diálogo de imprimir del sistema

Cada diálogo de imprimir en macOS —incluido el de Word— tiene un menú emergente de PDF en la esquina inferior izquierda. Elige Guardar como PDF y el sistema convierte la salida de imprimir, con opciones de adónde va el archivo y qué metadatos lleva. No hace falta Word: esto funciona desde Vista previa, desde un visor, desde cualquier cosa que pueda imprimir.

En iPad y iPhone

No hay un botón de «Guardar como PDF» en la pantalla de inicio móvil, pero las hojas Compartir e Imprimir te dan dos rutas —una a través de la exportación de Word, otra a través del sistema—.

Enviar una copia como PDF desde Word

Abre el documento en la app Word, toca el menú ··· (más) y busca bajo Compartir la opción de enviar o exportar una copia; puedes elegir PDF como formato en lugar del .docx original, y luego compartir el archivo a Archivos, Mail o a donde necesite ir.

La ruta de la hoja de imprimir

La alternativa del sistema funciona desde Word y desde la mayoría de apps que muestran documentos: abre la hoja Compartir o el menú ···, elige Imprimir y espera a la página de vista previa de impresión. Haz un pellizco hacia fuera en la vista previa —ese gesto convierte la vista previa en un PDF real— y luego toca Compartir otra vez y elige Guardar en Archivos. El PDF sale del mismo flujo de impresión en el que se renderizó el documento, así que coincide con la disposición en pantalla.

Por qué el resultado puede diferir de tu archivo de escritorio

Word en iPad e iPhone re-dispone el documento con las fuentes que el dispositivo realmente tiene. Cuando un documento usa una fuente que no está instalada, el sistema la sustituye por otra familia, y las métricas sustitutas difieren hasta en fracciones de punto por carácter. A través de miles de caracteres, las líneas rompen distinto, las páginas se llenan distinto y los saltos de página se desplazan —así que la paginación que ajustaste en un escritorio no es la que produce el teléfono. Esto no es que la app móvil falle; es que la disposición se calcula otra vez. Para algo sensible a las páginas, exporta desde la máquina donde el documento se ve bien.

Sin Word: las apps web

¿Ninguna copia de Word en el dispositivo? Las dos apps web gratuitas producen PDFs, con mecanismos distintos.

Word para la web

Si puedes abrir el archivo en la versión gratuita de Word del navegador, usa su orden de impresión (en muchas versiones, Archivo → Imprimir): obtienes una vista previa de impresión del documento, luego el diálogo de imprimir de tu navegador, donde Guardar como PDF es uno de los destinos. Como estás imprimiendo el renderizado propio de Word, la disposición es fiel a lo que mostró la vista previa —aunque las fuentes que faltan en tu máquina pueden sustituirse, como arriba—.

Google Docs

Sube el .docx a Drive, ábrelo en Google Docs y elige Archivo → Descargar → Documento PDF. Esto es una re-disposición, y hay algo importante que saber: incluso la importación del .docx no es transparente. El motor de Google re-pagina el contenido con sus propias fuentes, así que el PDF refleja la opinión de Docs sobre tu documento, no la de Word. Los encabezados, cuadros de texto y diseños complejos no siempre sobreviven la importación limpiamente. Sirve para sacar un PDF legible de un archivo que no puedes abrir de otra forma; no para una salida exacta en páginas.

Cuando el documento debe verse idéntico en todas partes

A veces el requisito no es «producir un PDF» sino «producir un PDF que sea exactamente el documento, para cada lector y cada impresora». Tres reglas te llevan ahí.

Exporta desde la máquina en la que el documento se diseñó, con las fuentes instaladas. Las fuentes son toda la historia detrás de las páginas desplazadas: abre un documento con Calibri y Cambria en un Mac o un Chromebook que no las tenga, y cada métrica sustituta empuja la disposición. Word puede incrustar fuentes en lo que guarda —hay una opción «Incrustar fuentes en el archivo» en su configuración de guardado— y una exportación PDF/A las incrusta por construcción, y por eso los archivistas marcan esa casilla.

Si el documento es sensible a las páginas, cuenta las páginas antes y después de exportar. La deriva de paginación se manifiesta primero como un recuento equivocado y ahí es más barato de atrapar.

Como último recurso, aplana a un PDF basado en imágenes: produce las páginas como imágenes y móntalas en el PDF, o usa la ruta «como una imagen» que tu visor pueda ofrecer. Nada puede re-fluir un mapa de bits. El precio es alto y permanente —la selección de texto deja de funcionar, el archivo deja de ser buscable, los lectores de pantalla no pueden leerlo y el tamaño del archivo se dispara—, así que trátalo como un intercambio para bloquear lo visual, no como predeterminado.

El conversor en el navegador: qué conserva y qué suelta

La herramienta enlazada al final de esta página es la operación dos, hecha con honestidad. Sueltas un .docx y una librería llamada mammoth lo analiza en HTML semántico —títulos, listas, tablas, párrafos, imágenes— por completo en tu navegador. Tu documento nunca se sube. El HTML se coloca luego en un marco oculto con una hoja de estilos de impresión fija y se envía al diálogo de imprimir de tu navegador, que es lo que realmente produce el PDF; no hay ninguna librería JavaScript de PDF en el proceso, y la descarga que te prometen es la que ofrece tu diálogo de imprimir («Guardar como PDF»), no un archivo automático.

Como el motor de impresión está reconstruyendo el documento, la geometría de página es la de la hoja de estilos de impresión, no la de Word: una hoja A4 fija con márgenes de 20 mm, aplicada sin importar lo que dijera tu configuración de Word. Aquí está la lista completa de lo que cruza la frontera y lo que no.

• Sobreviven: el texto del cuerpo, los títulos, las listas, las tablas y las imágenes en sí —incrustadas en línea en la página.
• No sobreviven: encabezados y pies de página, notas al pie, comentarios, control de cambios, cuadros de texto, columnas, diseños multi-sección, campos de índice, objetos incrustados y macros.
• Cambian de forma: la ubicación flotante de imágenes se pierde porque las imágenes se meten en línea en el flujo del texto, y las celdas combinadas y los anchos de columna exactos se simplifican.
• La tipografía se sustituye: la hoja de estilos de impresión impone su propia fuente serif para el cuerpo, sans-serif para los títulos, un color de texto fijo y bordes de tabla fijos, elijas lo que elijas en Word.
• Reglas de entrada: debe ser un .docx real. Un .doc binario legado —y un .docx protegido con contraseña, que no es legible en el navegador— lo rechaza la misma comprobación de magic bytes que atrapa cualquier otro archivo no-ZIP, y un documento que no produce contenido alguno da un error.
• Tamaño: no hay un tope de tamaño de archivo en el código, pero como cada imagen viaja como dato en línea, un documento lleno de escaneos de alta resolución se pone pesado rápido. Espera que la conversión tarde más y que el diálogo de imprimir ofrezca un PDF más grande.
• Salida extra: además de la ruta de impresión, la herramienta ofrece una descarga .html autónoma del contenido convertido —útil cuando prefieres el marcado antes que la página—.

Problemas habituales

Al PDF le faltan los números de página, el encabezado corrido o las notas al pie. Los perdió la herramienta que creó el PDF: la exportación de Word los conserva, el conversor del navegador no puede —los encabezados, los pies, las notas al pie y los campos de índice no forman parte del HTML semántico que reconstruye. Si esos elementos importan, exporta de nuevo desde Word de verdad o desde un diálogo de imprimir.

Los saltos de página se movieron. El archivo salió de una re-disposición —un conversor del navegador, una importación de Google Docs, o Word en una máquina sin tus fuentes—. Arréglalo en el origen: exporta desde la máquina y la app que renderizan el documento correctamente, y revisa el recuento de páginas antes de enviar.

Las fuentes cambiaron. La máquina que produjo el PDF no tenía las fuentes del documento y sustituyó familias con métricas distintas. Instala las fuentes, incrusta las fuentes en el guardado, o exporta desde la máquina donde el documento se ve bien.

El archivo dice que no es un documento válido, o el conversor lo rechaza. Si la herramienta rechaza tu .docx, o es un .doc binario legado o un archivo protegido con contraseña; la comprobación lee los magic bytes del archivo, así que un .doc renombrado no se cuela. Abre el original en Word, guarda una copia como un .docx normal sin protección, y convierte ese —o exporta el PDF directamente desde Word—.

El PDF es enorme. Imágenes de alta resolución que incrustan un documento entero de píxeles. La opción de publicación «Tamaño mínimo» de Word al exportar las encoge; la ruta del navegador hereda el peso que lleven las imágenes en línea, así que aligera las imágenes grandes antes de convertir.

Te dio un archivo .html cuando querías un PDF. Eso es el paso de imprimir, no un fallo: en el conversor, el PDF viene de elegir «Guardar como PDF» dentro del diálogo de imprimir que abre. La descarga .html es la segunda salida deliberada.

Preguntas frecuentes